Se for possível, visite antes da apresentação real a sala onde você vai fazer sua conferência. Veja o tamanho da sala, e familiarize-se com o microfone, apontador, iluminação, botões para avançar os slides, presença de timer e de que tipo é, e a posição do pódio em relação a tela. Localize a luz do pódio e desligue-a durante a apresentação, se for possível. Se for possível, use um microfone de lapela, porque permite maior liberdade de movimentos. Evite movimentar a cabeça sem movimentar o resto do corpo, para evitar variações no nível de som.

Se um encarregado de projeção não vai estar presente, certifique-se de que o equipamento de projeção esteja funcionando adequadamente, e que haja pilhas e lâmpadas de reserva. O conferencista deve saber como resolver pequenos problemas, p.ex. Um slide preso, que geralmente resulta de moldura de papelão torta. Ele deve saber como retirar rapidamente o carrossel de slides, depois de liberá-lo com uma moeda, retirar e substituir o slide preso, transformando um desastre potencial em apenas um pequeno aborrecimento. Como alternativa, um canivete serve para fazer retornar ao local correto o slide preso.

O conferencista deve carregar pessoalmente seus slides em carrossel de 80 slides. Nunca use carrossel de 140 slides que são muito mais propensos a prender slides e, além disso, raramente são necessários. Para uma conferência de 50 min o carrossel de 80 slides é mais que suficiente, principalmente se for usada projeção dupla. Em muitos congressos, existe um slide-room, onde você pode conferir se todos os seus slides estão na posição e orientação corretas. Slides que são projetados de cabeça para baixo ou fora de posição imediatamente anunciam para a platéia que o conferencista é descuidado e faz com que a platéia fique se perguntando se ele é confiável. Tenha certeza de que nenhum slide está dobrado, sujo ou gasto, e que ele entra e sai do carrossel corretamente. Coloque no carrossel seu nome e a que horas você vai falar e, se você vai usar projeção dupla, coloque as etiquetas de DIREITO e ESQUERDO.

Se você vai de avião para o local do congresso, preferivelmente leve seus slides já montados em um carrossel ou, pelo menos, colocados consecutivamente em folhas plásticas próprias para slides. NUNCA coloque seus slides junto com a bagagem que não vai na mão, a menos que você não esteja preocupado se eles vão chegar a um lugar completamente diferente daquele onde você vai fazer sua conferência. É vantagem colocar uma marca vermelha no canto inferior esquerdo de cada slide e numerá-los consecutivamente. Se por acaso eles caírem ou ficarem presos podem ser reposicionados rapidamente.

Se um encarregado da projeção está presente, dê a ele os slides com antecipação suficiente para discutir qualquer instrução especial. Combine com ele quem vai projetar o primeiro slide. Se for necessário focar ou acender as luzes durante a conferência, peça com cortesia ao projetista.